Consip FM 3: EXITone per il facility management

Con l’entrata in vigore del Decreto “Spending Review” è stata riconfermata l’importanza delle Convenzioni Consip nell’ottica di un ridimensionamento e di una gestione più trasparente e regolamentata degli approvvigionamenti di beni e servizi da parte delle Pubbliche Amministrazioni.

EXITone, partner “storico” di Consip – tanto da essere stata premiata con un premio speciale nel corso dell’ultima edizione di Forum-PA per la collaborazione decennale -, sta seguendo due progetti legati alle Convenzioni Consip: Facility Management 3 e MIES – Multiservizio tecnologico Integrato con fornitura di Energia.

Consip FM 3

È già in fase operativa la Convenzione Consip Facility Management 3 per l’affidamento di servizi integrati per la gestione e la manutenzione negli immobili, adibiti prevalentemente ad uso ufficio, in uso a qualsiasi titolo alle Pubbliche Amministrazioni.

EXITone sta collaborando con CoopService per la definizione dei Piani Dettagliati degli Interventi (PdI) e per l’anagrafica tecnica degli immobili del Lotto 4 (Emilia Romagna e Liguria) e, in un RTI costituito da CNS Consorzio Nazionale Servizi, Siram S.p.A. e Combustibili Nuova Prenestina S.r.l., farà altrettanto per gli immobili del Lotto 7 (Lazio, a esclusione del comune di Roma e Sardegna).

Convenzione di importanza strategica per le Pubbliche Amministrazioni Facility Management 3 è indirizzata prevalentemente a quelle Pubbliche Amministrazioni caratterizzate da patrimoni immobiliari complessi e di grandi dimensioni e ha come obiettivo principale quello di soddisfare, in modo completo e personalizzato, le esigenze delle Amministrazioni con la logica della “gestione integrata” dei servizi agli immobili.

Scopo primario dell’accordo è infatti l’affidamento della gestione di tutti quei servizi e processi che non rientrano nel core business, ma sono, tuttavia, necessari per il funzionamento della stessa.

L’ esternalizzazione di questi servizi sta diventando una prassi consolidata per le Pubbliche Amministrazioni: tra il 2007 e il 2011 il numero di bandi pubblici è aumentato del 51%, mentre è calato del 45%, in termini di bandi pubblicati, il mercato della sola esecuzione dei lavori pubblici. È cambiata la struttura della domanda delle PA: da domanda di lavori a domanda di servizi. Di conseguenza è cambiata anche l’offerta, con la ricerca di partner privati in grado di poter rispondere alla mutata domanda.
Una convenzione CONSIP FM significa, quindi, pianificare una gestione integrata e coordinata degli spazi dei servizi e delle infrastrutture in un’ottica di collaborazione fra pubblico e privato.

Nel caso in questione, la durata contrattuale della Convenzione Consip è di 18 mesi, decorrenti dall’attivazione della medesima, con proroga, su richiesta di Consip, valida per una sola volta e per la durata massima di ulteriori 12 mesi. La durata dei singoli contratti stipulati da parte delle Amministrazioni, tramite emissione degli Ordinativi Principali di Fornitura (OPF), è differenziata a seconda delle modalità di erogazione prescelta:

  • modalità Facility Management, per la durata di 7 anni;
  • modalità Facility Management Light per la durata di 4 anni.

I servizi (operativi e di governo) può essere erogato attraverso due diverse tipologie di prestazione:

  • attività ‘a canone’, ovvero le prestazioni tipiche del servizio continuativo compensate con un corrispettivo a canone, previste nel Piano Dettagliato degli Interventi.
  • attività ‘extra canone’, ovvero particolari prestazioni e/o interventi “a misura”, non compresi nel canone dei servizi attivati, che dovranno essere opportunamente preventivate dal Fornitore e autorizzate dall’Amministrazione Contraente.

Come si procede

Le Pubbliche Amministrazioni dei lotti di competenza emettono la Richiesta Preliminare di Fornitura (RPF), cioè la raccolta dei dati relativi ai servizi richiesti all’Amministrazione sui singoli edifici di loro proprietà e oggetto della Convenzione, attraverso un modulo prestabilito da Consip dove vengono indicati i servizi e gli immobili sui quali vanno attivati.

A seguito dell’emissione della RPF, EXITone si occupa di redigere il PdI, previa verifica in sede di sopralluogo delle consistenze architettoniche ed impiantistiche da inserire nel preventivo.
Entro massimo 90 giorni dall’analisi della RPF viene presentato alla pubblica amministrazione un Piano Dettagliato degli Interventi (PDI). A questo punto, l’Amministrazione può accettarlo ed emettere un Ordinativo Principale di Fornitura (OPF) secondo la modalità prescelta di erogazione (FM o FM light) e scegliere di dare inizio all’erogazione dei servizi previsti dagli accordi, secondo i tempi stabiliti dall’OPF.

Il ruolo di EXITone e dei Tutor dell’Immobile

EXITone svolge il ruolo fondamentale dell’analisi preliminare. Infatti, elaborando per conto delle Pubbliche Amministrazioni le anagrafiche degli edifici, permette non solo di quantificare in un preventivo gli interventi richiesti, ma anche di fornire un supporto alle Pubbliche Amministrazioni per:

  • capire quali servizi le PA possono “liberalizzare” a terzi;
  • avere una reale fotografia dei costi sostenuti e dei margini di risparmio;
  • incrementare la conoscenza del proprio patrimonio immobiliare (consistenza, stato manutentivo, caratteristiche tecniche, localizzazioni, ecc.) e delle attività operative ad esso rivolte;

Infatti, soltanto a seguito di un’attenta fase di analisi preliminare si possono stabilire come e quali risultati è probabile ottenere dall’attivazione della Convenzione:

  • risparmio e razionalizzazione dei costi per le Pubbliche Amministrazioni;
  • valorizzazione degli immobili;
  • vantaggi per gli utenti dei beni

Ad affiancare lo staff di EXITone per i sopralluoghi, le attività di censimento e delle anagrafiche dei beni saranno coinvolti anche i Tutor dell’Immobile del Business Network EXITone, veri e propri testimoni del nostro know how sul territorio.

I Tutor hanno partecipato fra la fine di novembre e l’inizio di dicembre ad una serie di incontri formativi pensati ad hoc per pianificare l’attività e saranno seguiti, in un ottica di collaborazione a rete, dalle nostre risorse per poter svolgere al meglio le attività sul territorio.

Grazie all’innovativa struttura del Business Network, EXITone può contare nella gestione di commesse strutturate su scala nazionale del supporto di liberi professionisti esperti e qualificati che, entrando a far parte del Network, hanno scelto di aggiungere alla loro esperienza quella del Tutor dell’Immobile, diventando così dei veri e propri esperti del patrimonio costruito.

Per maggiori informazioni: www.exitone.it/tutordellimmobile

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